Datenschutzerklärung

 

Die folgenden Informationen sollen Ihnen entsprechend der gesetzlichen Vorgaben (Art. 12 ff. DSGVO) einen Überblick darüber geben, wie Ihre Daten bei der Nutzung des Mitarbeiter Service Portals verwendet werden und welche Rechte Sie als betroffene Person haben.

Auch gegenüber Mitarbeiter*innen legen wir Wert auf den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten. Sämtliche (Web-)Aktivitäten durch uns erfolgen auf der Grundlage der Vorgaben der Europäischen Union (insbesondere der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)), dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).

Die folgenden Informationen sollen Ihnen entsprechend der gesetzlichen Vorgaben (Art. 12 ff. DSGVO) einen Überblick darüber geben, wie Ihre Daten bei der Nutzung des Mitarbeiter Service Portals verwendet werden und welche Rechte Sie als betroffene Person haben.

 

1. Wer ist für die Verarbeitung meiner Daten verantwortlich?

Für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zuge der Erhebung, d.h.
I. wenn Sie ein Ticket über das IT-Service Portal (IT Service Management) in ServiceNow erstellen oder
II. Informationen über sich in Ihrem persönlichen Bereich von NEWS hinterlegen
ist die KStA Medien Business Services GmbH & Co. KG verantwortlich im Sinne des Datenschutzes für den Betrieb der kompletten ServiceNow Plattform. Sofern zur Bearbeitung eines Tickets (I.) weitere Firmen(-teile) einbezogen werden, sind diese für die jeweilige Verarbeitung verantwortlich.

Die Datenschutzbeauftragten der Firma/Firmen erreichen Sie unter der genannten Postadresse mit dem Zusatz „An die mit dem Datenschutz beauftragte Person“ oder unter der genannten E-Mail-Adresse und der Angabe, dass Sie sich auf das ServiceNow-System beziehen.

 

2. Zu welchem Zweck verarbeiten wir Ihre Daten?

Das IT Service Management dient dazu, einen strukturierten Prozess zur Ausstattung von Mitarbeitern und Dienstleistern, zur Kanalisierung und Bearbeitung von Tickets zu etablieren. So kann beispielsweise sichergestellt werden, dass neue Mitarbeiter*innen direkt bei Arbeitsantritt die erforderlichen Systemberechtigungen, IT-Lizenzen, und andere Arbeitsmittel bekommen oder dass bei einem Störfall die erforderlichen Personen zur Lösung einbezogen werden. Gegenüber einem manuellen oder unstrukturierten Prozess kann so die Effizienz auch im Interesse der Nutzer*innen erheblich gesteigert werden. Im Bereich von NEW können Sie freiwillig zusätzliche Informationen zu Ihren Qualifikationen, Interessen und oder Ihrer Mitarbeit in Projekten hinterlegen. Dies sollen vor allem den internen Erfahrungsaustausch und die eigenen Kompetenzen stärken und ist ausdrücklich ein freiwilliges Angebot. Die standardmäßig zur Ihrer Person hinterlegten Informationen (Vornamen, Nachname, Unternehmen, Abteilung, Lokation, Büro und Kontaktdaten) sind ausschließlich funktionale Informationen, die wir aufgrund Ihres Beschäftigungsverhältnisses zu einer der Marken unter dem Dach der DuMont bereits verwenden und für deren Verwendung wir bereits die Zustimmung eingeholt haben.

 

3. Welche Daten werden bei der Nutzung von ServiceNow erfasst?

Wenn Sie das IT Service Management nutzen, um ein Ticket zu erstellen werden von Ihnen Name, Kontaktdaten (Email und vorhandene Telefonnummer(n)), Firmenzugehörigkeit, Kostenstelle und ticketbezogene Metadaten (Zeitpunkt der Ticket-Erstellung, Thema/Anliegen, das verwendete Arbeitsmittel zur Erstellung des Tickets sowie die IP-Adresse (sofern sie ITSM außerhalb des Firmennetzes nutzen) erhoben. Diese technische Detailinformation und funktional zwingend zur Bearbeitung des Anliegens notwendig. Diese erhobenen Daten werden dann einem oder mehreren Workflows zugeordnet und sind für den Ablauf, bzw. Entscheidungen im Workflow, zwingend erforderlich.

In diesen Workflows werden an einigen Stellen personenbezogene Daten durch weitere Beteiligte (z.B. Genehmigende von Ausgaben) verarbeitet (insb. Position, Berechtigung, Interaktion im Rahmen des konkreten Workflows). Die so einbezogenen weiteren Personen sehen ebenfalls die von Ihnen bei der Erstellung des Tickets erhobenen Daten.

Ihre (offenen und geschlossenen) Tickets können Sie jederzeit im IT Service Management einsehen. Hierzu müssen Sie sich in ServiceNow anmelden (IT Service Portal oder NEWS).

 

4. Welche Cookies werden eingesetzt?

Es werden ausschließlich notwendige, funktionale Cookies verwendet. Notwendige Cookies helfen dabei, eine Webseite grundsätzlich nutzbar zu machen, indem sie Grundfunktionen wie Seitennavigation und Zugriff auf sichere Bereiche der Webseite ermöglichen. Die Webseite kann ohne diese Cookies nicht richtig funktionieren.
Präferenz-, Statistik- und Marketing-Cookies werden nicht verwendet.

 

5. Rechtsgrundlage

Wir verarbeiten Ihre oben genannten Daten zu den oben genannten Zwecken auf Basis von Artikel 6 (1) lit. f der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Dabei liegt unser berechtigtes Interesse darin, einen möglichst effizienten Abwicklungsprozess für die Behebung von Störungen und die Ausstattung von Mitarbeiter*innen und Dienstleistern im erforderlichen Maße zu etablieren. Die zeitnahe und strukturierte Bearbeitung von Anliegen ist darüber hinaus auch im Interesse der betroffenen Person (als Ticketersteller*innen). Bezüglich der Daten der in Workflows als Genehmigende oder Ausführende hinterlegte Personen ist die Rechtsgrundlage § 26 BDSG, da sie diese Tätigkeit im Rahmen ihres Arbeitsverhältnisses ausüben.

 

6. Wer bekommt meine Daten?

Zu den oben genannten Zwecken und dem oben genannten Umfang erhält die KStA Medien Business Services GmbH & Co. KG als betreibende Einheit der ServiceNow Plattform Zugriff auf Ihre Daten. Darüber hinaus können Personen, die in Workflows eingebunden sind, die zur Bearbeitung Ihres Anliegens erforderlich sind, Ihre Daten erhalten. Sofern Sie ein Ticket erstellen, das die Einbindung weiterer Firmen betrifft (z.B. benötigen Sie einen Hausausweis an einem anderen Standort), werden Ihre Daten im erforderlichen Umfang mit dieser weiteren Firma geteilt.

 

7. Dauer der Speicherung oder Kriterien zur Festlegung dieser Dauer

Sofern Ihr Ticket ein Anliegen behandelt, das mit der Ausführung von Rechnungen, der Erbringung von Leistungen, Lizenzen oder ähnlichen abrechnungsrelevanten Vorgängen verbunden ist unterliegen Ihre Daten im Zusammenhang des Vorgangs gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (insb. § 257 HGB und § 147 AO). Diese Informationen werden als Nachweis gegenüber den Kontrollbehörden benötigt, dass die Vorgänge ordnungsgemäß buchhalterisch erfasst werden. Für andere Zwecke dürfen diese Daten nicht verwendet werden und sind in gesperrter Form zu speichern.

 

8. Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeiten

Sie haben das Recht, Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer Daten (siehe oben unter Ziffer 2) zu erheben, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben. Das bedeutet, Sie können das Ticket jederzeit schließen und somit die weitere Verarbeitung Ihrer Daten beenden. Ziffer 6 oben gilt entsprechend.

 

9. Werden meine Daten außerhalb der EU bzw. des EWR verarbeitet (Drittlandtransfer)?

Bei der Bereitstellung von ServiceNow werden verschiedene Dienstleistungsunternehmen eingesetzt, die vertraglich an unsere Weisungen und die Einhaltung von Datenschutzstandards gebunden sind. Mit diesen Dienstleistungsunternehmen ist vereinbart, dass die Leistungen grundsätzlich von der EU/EEA aus erbracht werden müssen. In Ausnahmefällen, etwa bei Service-Störungen oder Sicherheitsvorfällen, kann ein Zugriff aus Drittländern jedoch nicht ausgeschlossen werden. Um ein weiterhin hohes Datenschutzniveau sicherzustellen, haben wir für diese Fälle mit den Dienstleistungsunternehmen zusätzliche geeignete Garantien gem. Kapitel V DSGVO vereinbart z.B. eine Verschlüsselung der Daten auf dem Speicher und in Transit.
Die in dieser Art und Weise verpflichteten Dienstleistungsunternehmen sind ServiceNow Inc. mit Sitz in Santa Clara, Kalifornien (United States Of America) und Okta Inc. mit Sitz in San Francisco, Kalifornien (United States Of America).

 

10. Welche Datenschutzrechte habe ich?

Zusätzlich zu Ihren Rechten gem. Ziffer 7 oben, haben Sie jederzeit das Recht auf Auskunft über die bei uns zu Ihrer Person gespeicherten persönlichen Daten. Sollten Daten über Ihre Person falsch oder nicht mehr aktuell sein, haben Sie das Recht, deren Berichtigung zu verlangen. Sie haben außerdem das Recht, die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten nach Maßgabe von Art. 17 bzw. Art. 18 DSGVO zu verlangen.

Wenn Sie eine Einwilligung zur Verarbeitung personenbezogener Daten für bestimmte Zwecke erteilt haben, können Sie die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Der Widerruf ist an die Firma zu richten unter der nach Ziffer 1 genannten Kontaktadresse.

Daneben haben Sie die Möglichkeit, sich an eine Datenschutzbehörde zu wenden und dort Beschwerde einzureichen, wobei wir es zu schätzen wüssten, wenn Sie sich zunächst an die mit dem Datenschutz beauftragte Person wenden würden, und wir gemeinsam im Unternehmen nach einer Lösung suchen.

 

Copyright

KStA Medien Business Services GmbH & Co. KG
Stand der Datenschutzhinweise: Juli 2025
Version 1.0

 

Anbieterkennzeichnung

KStA Medien Business Services GmbH & Co. KG
Registergericht: Amtsgericht Köln HRA 31838
USt.-Ident.-Nr.: DE 273 852 812

persönlich haftende Gesellschafterin
KStA Medien Business Services Verwaltungs GmbH
Registergericht: Amtsgericht Köln HRB 86757

Gesetzlich vertreten durch Marco Felten (Geschäftsführer)

Neven DuMont Haus
Amsterdamer Str. 192
50735 Köln
E-Mail:
Für ITSM itsm@dumont.de
Für NEWS unternehmenskommunikation@dumont.de

Telefon:
Für ITSM: 00 49-221 224-61000
Für NEWS: 00 49-221 224-2415

Umsetzung: KStA Medien Business Services GmbH & Co. KG